TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

INFORMAZIONE ALL’INTERESSATO EX ART 13 REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016 (GDPR)

1. Premessa

La presente Informativa Sul Trattamento Dei Dati Personali (in prosieguo, “Informativa”) è resa da CAR CLINIC S.r.l. (di seguito anche solo CAR CLINIC) in ottemperanza agli obblighi sanciti dal Regolamento EU n. 679 del 2016 (in breve, “GDPR”).

2. Perché CAR CLINIC tratta i dati personali dei propri Clienti

CAR CLINIC tratta i dati personali dei propri Clienti al fine di amministrare e adempiere agli accordi e ai contratti con gli stessi intervenuti e soddisfare le richieste e le necessità dagli stessi prospettate, nonché di adempiere ad obblighi di legge e di rispettare le regole e le norme che si applicano all’attività esercitata.

I dati personali dei Clienti possono essere trattati altresì per finalità di analisi del mercato, nonché a fini statistici e di monitoraggio della soddisfazione del Cliente al fine di migliorare i servizi offerti e di conservare certificazioni volontarie di qualità.

Ogni trattamento di dati personali ha una precisa base legale e una specifica finalità.

3. Quali categorie di dati personali CAR CLINIC elabora e come vengono raccolti i dati

Car Clinic elabora solo le informazioni necessarie e sufficienti alle finalità indicate al punto 4 della presente Informativa.

Nei casi in cui CAR CLINIC ricevesse informazioni personali di cui non ha bisogno, provvederà a cancellare o a rendere non identificati tali dati, in modo che non possano esser ricondotti al Cliente e/o all’Interessato.

I dati personali fornitici dai Clienti possono includere, ma non sono limitati a:

• dati di sinistro, dati di polizza,
• dettagli di contatto, come ad esempio: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono fisso e cellulare, indirizzo di fatturazione;
• codice fiscale, partita IVA o altri codici di identificazione personale;
• informazioni ai fini del pagamento, ad esempio: dati bancari, dati di fatturazione;
• recapiti e indirizzo di residenza/sede/siti ove devono essere svolti i servizi;
• Customer Satisfaction, ovvero dati inerenti la soddisfazione/opinione del cliente in relazione al servizio ricevuto;
• immagini di cose, luoghi e strutture rilevanti al fine del servizio (per interventi a domicilio)

4. Fondamento giuridico e finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato da CAR CLINIC in quanto e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

1. il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
2. il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento;
3. il trattamento è necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del Trattamento, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore. In tale ipotesi rientrano, tra gli altri:
   • l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un proprio diritto;
   • il monitoraggio della soddisfazione del Cliente, ad esempio a fini certificativi ISO 9001 (qualità) e di miglioramento del servizio;
   • le elaborazioni statistiche in forma anonima e/o con dati aggregati, necessarie all’analisi generale del business.

La finalità del trattamento è determinata in tali basi giuridiche. 

5. Obbligo di fornire i dati per le finalità sopra indicate

La raccolta ed il trattamento dei dati personali come sopra individuati sono necessari per dar seguito alle finalità sopra indicate. In particolare i dati telefonici saranno utilizzati per aggiornamenti sullo stato della pratica e in particolare per le comunicazioni circa la comunicazione della conclusione della riparazione. All’interessato sono in ogni caso garantiti i diritti di cui al successivo punto 9.

6. Periodo di archiviazione dei dati personali

I Dati saranno conservati per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando il principio di limitazione della conservazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettera e) del Regolamento (10 anni per fini contabili, amministrativi, fiscali);

I Dati saranno, altresì, conservati per adempiere a obblighi normativi e perseguire i suindicati fini, in adesione ai principi di indispensabilità, non eccedenza e pertinenza;

CAR CLINIC potrebbe conservare alcuni dati dopo la cessazione del rapporto contrattuale per adempiere a obblighi normativi e/o post-contrattuali e/o per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto; successivamente, venute meno le predette ragioni del trattamento, i dati saranno cancellati, distrutti o conservati in forma anonima. 

I dati di soddisfazione del cliente, in qualsiasi modo raccolti, sono conservati per un massimo di cinque anni, al fine di migliorare e implementare i servizi in linea con i feedback pervenuti dai Clienti. Il periodo di conservazione è definito anche in accordo con il fornitore del servizio di Customer Satisfaction.  

Indipendentemente dai suindicati termini di conservazione laddove la finalità per cui i dati sono stati raccolti non è più attuale, i dati personali saranno cancellati. Ciò significa che i dati personali dei Clienti sono archiviati, su supporti cartacei e/o informatici, solo per il tempo necessario allo scopo dichiarato e per il tempo sopra previsto, dopo di ché sono eliminati o resi anonimi nel rispetto delle procedure definite da CAR CLINIC in ottemperanza alle disposizioni del GDPR. 

Non si procederà all’eliminazione dei dati personali qualora vi siano disposizioni normative che ne impongono la conservazione.  

7. Trasferimento di dati personali al di fuori dell'azienda

Car Clinic S.r.l. non venderà, divulgherà o distribuirà dati personali a Terze Parti, ad eccezione di quanto specificato nella presente Informativa.

Nell'ambito del servizio, i dati personali dei Clienti possono essere inoltrati a agenti, fornitori, subappaltatori e/o partner di CAR CLINIC S.r.l., se del caso nominati Responsabili Esterni a norma del GDPR, se ciò è necessario per la prestazione e la fornitura del servizio oppure per supporto alle attività commerciali, tecniche od operative o di gestione di sistemi IT.

Le parti alle quali CAR CLINIC può trasferire dati personali possono in alcuni casi trovarsi in un Paese Terzo all’Unione Europea (extra UE), per tale intendendosi un paese sito al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in breve SEE), ove territorialmente trova applicazione il GDPR. Ciò significa che i dati personali possono essere trasferiti in paesi non soggetti alle disposizioni di quest’ultimo. Nei casi in cui trasferisce dati personali a fornitori extra UE, come ad esempio in caso di uso di Servizi Microsoft, Car Clinic S.r.l. si impegna ad adottare misure adeguate a garantire che i dati personali continuino a essere protetti e trattati nel rispetto delle disposizioni del GDPR.

Per garantire la liceità e la correttezza del trattamento dei dati personali, CAR CLINIC ha stipulato specifici Accordi, inclusivi di impegno alla riservatezza, con tutti i fornitori che trattano dati personali per conto della medesima.

CAR CLINIC potrà, inoltre, divulgare i dati personali in adempimento di un obbligo di legge oppure qualora ingiunto dalle competenti autorità, ovvero ancora nel caso in cui tale divulgazione sia altrimenti necessaria per cooperare con un'indagine legale.

Nel caso in cui CAR CLINIC sia parte di operazioni societarie straordinarie, quali fusione o acquisizione, la stessa potrà trasferire dati personali alla terza parte pertinente, a condizione che la terza parte si impegni a trattare i dati personali in conformità con la presente Informativa e in ogni caso nel rispetto del GDPR

8. Sicurezza dei dati personali

CAR CLINIC adotta misure tecniche e organizzative appropriate a garanzia della protezione dei dati personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione e / o distruzione.

9. Diritti dell’Interessato

L'interessato ha il diritto di ottenere da Car Clinic, in qualità di Titolare del Trattamento, quanto segue.

1. La conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati personali e, in caso positivo, di ottenere l'accesso ai dati personali che lo riguardano e alle seguenti informazioni:
2. Il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Per eventuali copie richieste dall'interessato ulteriori alla prima, Car Clinic S.r.l. ha diritto di addebitare un contributo spese ragionevole, basato sui costi amministrativi sostenuti. Salvo diverso accordo con l'interessato, le informazioni saranno fornite in un formato elettronico di uso comune.
3. Il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei propri dati personali inesatti.
4. Il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, per i motivi previsti dal GDPR all’art. 17 – tra i quali, ad esempio, il caso in cui non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti – alle condizioni previste dal GDPR, sempre che il trattamento non sia dovuto per legge o comunque giustificato da altro motivo ugualmente legittimo. 
5. Il diritto di ottenere la limitazione del trattamento, nelle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR, ad esempio nel caso in cui sia contestata l’esattezza degli stessi, per il periodo necessario al Titolare per le conseguenti verifiche.
6. Il diritto di ottenere dal titolare l’indicazione dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
7. Il diritto alla portabilità dei dati, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, con le modalità e nelle forme sancite da quest’ultimo. Al fine di garantire che i diritti sopra elencati siano esercitati dall’Interessato e non da terzi non autorizzati, prima di ottemperare alla richiesta, Car Clinic prevede forme di accertamento dell’identità del richiedente e specifiche modalità di consegna dei dati personali a persona legittimata a riceverli.

10. Disponibilità dell’Informativa e modifiche alla medesima

La presente Informativa è resa sempre disponibile agli Interessati attraverso pubblicazione sul sito internet di CAR CLINIC S.r.l. (www.carclinic.it) nella sezione dedicata alla Privacy. Nella stessa sezione verrà altresì pubblicata ogni eventuale modifica o integrazione della presente Informativa.

12. Titolare del Trattamento e contatti

Titolare del Trattamento dei dati è CAR CLINIC S.r.l., con sede legale in Avigliana (TO), Viale dei Mareschi n. 15, pi.va 09704470013, in persona del legale rappresentante p.t..  

Per ulteriori informazioni in merito alle politiche e alle prassi di CAR CLINIC in punto di trattamento dei dati personali, nonché per esercitare i diritti suesposti e comunque previsti in materia dal Regolamento GDPR, si prega di scrivere all’indirizzo e-mail: privacy@ilmed.it 

Il Responsabile per la protezione dei dati (o anche “Data Protection Officer” - DPO) nominato da CAR CLINIC è la società CENTRO SERVIZI PMI S.r.l., reperibile al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@ilmed.it 

In attuazione di quanto previsto dal precedente punto 5 L’interessato potrà ricevere comunicazione tramite:

• SMS
• WhatsApp
• Posta elettronica
• Telefono